如何召开一场成功的会议?

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每次开会的时候,开着开着都会跑偏,会后都得不到任何结果。通读一遍会议纪要发现简直就是大杂烩。怎么破?

2017年4月22日 2 条回复 682 次浏览

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  1. 培根Bacon
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    论如何召开一场成功的会议。

    目录:

    1. 会议目的
    2. 与会人员
    3. 前期准备
    4. 会议过程
    5. 会议之后
    6. 二次会议

    接下来我们对以上内容进行具体的叙述。需要说明的是,我所讨论的会议是一般意义上的方案会议,部分建议不适用于头脑风暴会议。

    1.会议目的

    如果要谈成功,首先你得有一个目的,传统意义上,达到目的即可视为成功。会议的发起者必须明确你想要通过这个会议达到什么目的,如果不明确会议的目的,其实可以不开。所有的会议都是有目的的,即便是某些例会和头脑风暴会议。

    2.与会人员

    多一个与会的人,就多一份阻力。要知道所有参会的人几乎都是来阻止你达到目的的(除了你的同盟),你是不得已才邀请他们来参会的,所以能少请一个就少请一个,但前提是确保每个关键人物都在场,而且他们在会议前已经知道了本次会议的目的、原则和初始方案。

    除此之外,人越多沟通成本就越高。一个人反驳了你,没等你反应过来,另一个人就接着他的话茬继续往下了,不一会儿话题就跑偏了。在那种十人以上的会议中,这种情况发生的概率是很高的。

    3.前期准备

    会议前,会议的发起者要准备三样东西:初始方案、简洁但全面的辅助材料、会议所需的硬件设施。在这三样东西中,可以没有辅助材料,可以没有硬件设施,但绝不能没有初始方案。我通常将“会议发起者不自带初始方案”视为一种对与会者的不尊重,这根本就是在浪费大家的时间。没有初始方案,讨论就没有落脚点,更不可能有沉淀。

    简洁但全面的辅助材料可以有效的降低沟通成本。记得有一次方案会议,由于时间紧急,我做了一个幻灯片给大家介绍软件交互的优化方案,等我演示完后,由于没有直观的操作体验,与会者提出各种疑问。这时候如果有一个交互原型稿,会消灭一片关于交互细节的问题。

    如果条件允许,最好还可以有一个白板、投影一应俱全的会议室。作为会议的发起者,必须提前把硬件与场地都给落实了,据我所知很多公司的会议室都是紧缺资源,有些甚至要提前一两天进行预订。

    4.会议过程

    在会议的进程中,会议发起者需要掌握绝对的主动权。

    会议发起者需要控制会议室的纪律,需要控制会议的进程与节奏,需要控制讨论的方向以防止跑偏,需要各种控制。

    建议方案的演示者在演示方案前和与会者约法三章,绝不能打断方案的正常演示,有任何问题等方案演示完了再提。演示被打断后零散的展示效果与行云流水的展示效果是完全不同的。半路杀出的问题,有可能在五分钟后就会被提到,有可能会扰得你无法继续往下演示方案。顺利地把你的方案演示完,是一件执行难度不大但非常超值的事。

    方案演示完后,会有诸多迎面而来的问题,此时方案演示者若是反应不过来无法应答,千万不要急着给出答复,可以先记录在案,在会后冷静地思考过一番之后,再予以回应。

    如果会议达到了目的,立即散会。如果会议没有达到目的,积攒了一堆有待答复的问题,也可以立即散会,然后准备召集第二次会议。总而言之,当你觉得会议该结束的时候,就立马结束它。

    5.会议之后

    会议之后,往往会有一份会议纪要,筛选出你需要答复的问题,冷静思考之后给出反馈。不要一味地维护自己的方案,如果有优质的建议,不妨欣然采纳。整理一套新的方案,标注一下优化整改的地方,对未采纳的建议用充分的理论依据进行反馈,然后邮件给每一个参会的人。

    如果大家在阅读了邮件后达成了共识,那就没有必要举行第二次会议了。反之,就可以按照原先的流程再召开第二次会议了。

    6.二次会议

    只有二次会议,没有三次、四次、五次会议。这是最后一次会议,会议的目的就是达成共识。这次会议上,大家的目的都异常明确,基本都是想要捍卫一下自己的观点。你需要动用一些技巧,以获得与会者的共识。这时候可能已经不是谁对谁错的问题了。

    不要耗费过多的口舌,如果大家谈不拢,就找一个能拍板的人。反正这次会议的目的就是结束会议,达成共识。

    最后总结一下,如何召开一场成功的会议?

    无非就是要掌控整个局势的发展,会前做充分的准备,会上拿出气势,会后勤总结,每个环节都做到最好,应该会成功吧。

  2. 张非
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    减少人数,只叫最必要而且最愿意开会的人加入。人多嘴杂,对会议无法产生有效帮助的人尽量不要参加。会议精神可以由参会者在会后向下传达。

    如果想要更大范围收集意见,那么由少数参会者在会前大量收集意见后整理,再在会上进行讨论。

    人的注意力会随时间而分散,会议时间不宜过长。

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