如何召开一场成功的会议？ 举报 理由 举报 取消 每次开会的时候，开着开着都会跑偏，会后都得不到任何结果。通读一遍会议纪要发现简直就是大杂烩。怎么破？ 2017年4月22日 2 条回复 684 次浏览 互联网,会议,商业,管理
回复 ( 2 )
论如何召开一场成功的会议。
目录：
接下来我们对以上内容进行具体的叙述。需要说明的是，我所讨论的会议是一般意义上的方案会议，部分建议不适用于头脑风暴会议。
1.会议目的
如果要谈成功，首先你得有一个目的，传统意义上，达到目的即可视为成功。会议的发起者必须明确你想要通过这个会议达到什么目的，如果不明确会议的目的，其实可以不开。所有的会议都是有目的的，即便是某些例会和头脑风暴会议。
2.与会人员
多一个与会的人，就多一份阻力。要知道所有参会的人几乎都是来阻止你达到目的的（除了你的同盟），你是不得已才邀请他们来参会的，所以能少请一个就少请一个，但前提是确保每个关键人物都在场，而且他们在会议前已经知道了本次会议的目的、原则和初始方案。
除此之外，人越多沟通成本就越高。一个人反驳了你，没等你反应过来，另一个人就接着他的话茬继续往下了，不一会儿话题就跑偏了。在那种十人以上的会议中，这种情况发生的概率是很高的。
3.前期准备
会议前，会议的发起者要准备三样东西：初始方案、简洁但全面的辅助材料、会议所需的硬件设施。在这三样东西中，可以没有辅助材料，可以没有硬件设施，但绝不能没有初始方案。我通常将“会议发起者不自带初始方案”视为一种对与会者的不尊重，这根本就是在浪费大家的时间。没有初始方案，讨论就没有落脚点，更不可能有沉淀。
简洁但全面的辅助材料可以有效的降低沟通成本。记得有一次方案会议，由于时间紧急，我做了一个幻灯片给大家介绍软件交互的优化方案，等我演示完后，由于没有直观的操作体验，与会者提出各种疑问。这时候如果有一个交互原型稿，会消灭一片关于交互细节的问题。
如果条件允许，最好还可以有一个白板、投影一应俱全的会议室。作为会议的发起者，必须提前把硬件与场地都给落实了，据我所知很多公司的会议室都是紧缺资源，有些甚至要提前一两天进行预订。
4.会议过程
在会议的进程中，会议发起者需要掌握绝对的主动权。
会议发起者需要控制会议室的纪律，需要控制会议的进程与节奏，需要控制讨论的方向以防止跑偏，需要各种控制。
建议方案的演示者在演示方案前和与会者约法三章，绝不能打断方案的正常演示，有任何问题等方案演示完了再提。演示被打断后零散的展示效果与行云流水的展示效果是完全不同的。半路杀出的问题，有可能在五分钟后就会被提到，有可能会扰得你无法继续往下演示方案。顺利地把你的方案演示完，是一件执行难度不大但非常超值的事。
方案演示完后，会有诸多迎面而来的问题，此时方案演示者若是反应不过来无法应答，千万不要急着给出答复，可以先记录在案，在会后冷静地思考过一番之后，再予以回应。
如果会议达到了目的，立即散会。如果会议没有达到目的，积攒了一堆有待答复的问题，也可以立即散会，然后准备召集第二次会议。总而言之，当你觉得会议该结束的时候，就立马结束它。
5.会议之后
会议之后，往往会有一份会议纪要，筛选出你需要答复的问题，冷静思考之后给出反馈。不要一味地维护自己的方案，如果有优质的建议，不妨欣然采纳。整理一套新的方案，标注一下优化整改的地方，对未采纳的建议用充分的理论依据进行反馈，然后邮件给每一个参会的人。
如果大家在阅读了邮件后达成了共识，那就没有必要举行第二次会议了。反之，就可以按照原先的流程再召开第二次会议了。
6.二次会议
只有二次会议，没有三次、四次、五次会议。这是最后一次会议，会议的目的就是达成共识。这次会议上，大家的目的都异常明确，基本都是想要捍卫一下自己的观点。你需要动用一些技巧，以获得与会者的共识。这时候可能已经不是谁对谁错的问题了。
不要耗费过多的口舌，如果大家谈不拢，就找一个能拍板的人。反正这次会议的目的就是结束会议，达成共识。
最后总结一下，如何召开一场成功的会议？
无非就是要掌控整个局势的发展，会前做充分的准备，会上拿出气势，会后勤总结，每个环节都做到最好，应该会成功吧。
减少人数，只叫最必要而且最愿意开会的人加入。人多嘴杂，对会议无法产生有效帮助的人尽量不要参加。会议精神可以由参会者在会后向下传达。
如果想要更大范围收集意见，那么由少数参会者在会前大量收集意见后整理，再在会上进行讨论。
人的注意力会随时间而分散，会议时间不宜过长。