问题:无库存率偏高
诊断症状:库存断货,无法满足客户订单。
原因:库存计划和控制技巧差,不能准确预测销售趋势或生产原料的需求。
问题解析:当客户购买及生产原料需求不确定时,公司必须建立或保留安全库存边际,即:保留一定的安全库存量,防止发生供货中断。所谓安全库存就是专门对应超常的产品需求或不可预见的突发供货需求。
计算合理的边际库存水平可采用如下方法:通常增持的库存量等于缺货所造成的机会成本。增加的持货成本等于单位持货成本×安全库存件数。
库存断货成本=订货次数(S/EOQ)×断货件数×断货单位成本×断货发生概率
案例:某公司每年需要250,000件库存品。每次订货量25,000。断货数量4000件。可接受的断货发生概率25%。断货单位成本¥4元。持货单位成本¥8元。
假设某个产品的单位断货成本¥12元/件;持货成本¥8元/件;再订货点(ROP)128件(库存降到128件时则需补充订货),暂且不考虑安全库存。其安全库存的计算方式如下所示:
修补措施:
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订货补充所选定的库存品,防止出现断货现象;
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引入使用计算机系统,例如MRP(资材需求计划软件);
预防手段:运用上述方法确定断货成本、安全库存水平以及再订货点(ROP)。
负面作用:
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销售损失
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利润削减
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客户抱怨
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生产设备闲置
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扰乱生产计划
问题:偷盗
诊断症状:库存账面记录与库房实际数量不相符
原因:
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安全措施欠完善
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内部管理控制欠妥
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会计数据不准确
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产品入库无记录
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库存盘点方法无效或不准确
问题解析:公司管理层及外部独立审计师对公司库存进行实物盘点;确认公司自有库存品数量以及为其他公司监管的寄存品数量。结果,账面记录库存数量与实际盘点库存数量不符。库存品短缺,公司则须立即订货、补充缺失库存品。紧急订单或加急送货都会使成本费用攀升;因此,库存品失窃势必引发不必要的成本费用。
修补措施:
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对公司的所有内部控制程序或规定进行审核;
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对库存管理的每个程序环节进行培训;
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对库存品设定分类专门放置区并由专门人员管理;
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对所有库存商品进行锁定管理;
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建立库存商品锁定系统;对低值库存商品进行单人授权管理;对较高价值的库存商品进行双人授权、双钥匙管理;
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对所有库存品实施失窃保险;
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尽可能在会计周期结束前将已售库存品进行隔离放置,以避免在库存盘点时重复计算。
预防手段:
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建立合理的内部控制管理程序和规章制度;
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对所有入库商品或材料进行盘点核实、确保账、票相符;
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建立专门人员分管体系,对下述库存环节进行专人分管:采购货物实收、采购货物入库、分类或按生产类别存储、库存记录、货物出库管理;
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对现有库存货物进行现场抽查或盘点;
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对所出现的误差,要求主管人给予详细报告解释;
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定期更换仓储区的门锁或其安全编码;
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公司雇员全员强化仓库防盗意识,使其认识到这是每个员工的职责;
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鼓励员工就仓库安全措施的完善提供合理化建议;
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对仓库物管员和记录人员进行岗位责任制约束;
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利用专门订做的计算机化库存管理系统,提升公司的仓储管理水平;
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确保所有库存货物系经公司授权批准而入库。
负面作用:库存品失窃可使公司的利润率严重下滑、甚至可以导致资不抵债和公司倒闭。公司可能因错误的库存信息而失去客户;公司管理层可能因管理能力低下,或在库存管理方面渎职受到股东的斥责。众所周知,库存是公司资产的一个重要组成部分。此外,审计披露员工的渎职行为也会引发相关的成本费用。