名词解释：组织记忆（Organizational Memory） 整理：田成杰
【词条】组织记忆（Organizational Memory）
【类别】组织管理 术语 人力资源管理 知识管理
【释义】组织记忆（Organizational Memory）是指那些存储于组织内部、可以用于当前决策的信息。这些信息并非集中存于组织的某一单元，而是分布、保持于各不相同的组织存储介质。它是知识管理的重要对象。如果说公司八成的资产都是无法度量的，那么当人员流失或者人才更新换代时，公司所遭遇的损失也难以度量：公司成为“健忘的组织”，组织的历史经验无法得到传承，前人遭遇的教训重现，公司的发展“大不了从头再来”。这使得公司的发展处于一种极其不利的“轮回”之中。
组织的何种“知识基因”需要被记住？企业的关键知识，诸如企业方法论、操作规范、案例、FAQ、流程规范等。然后，将选出的关键知识按照掌握度（Proficiency）、编码度（Codification）、扩散度（Diffusion）进行详细分析。
那么，它是如何分布的呢？Walsh和Ungson认为组织记忆管理实质上是一项组织信息保持（retention）、获得（acquisition）与修复（retrieval）的行为。组织记忆表现为六种形态：
·个体的（individual）
·文化的（culture，故事，心智模型）
·转化的（transformation，组织内部各种流程）
·结构的（structure，组织内的不同角色）
·生态的（ecology，组织的物理设置）
·外在的（external archives，信息文档）。
【起源】有不少现代学者都对组织记忆理论进行过研究，发表过许多相关著作。学界一致公认的是，组织记忆这一概念起源于20世纪初的相关研究，其代表人物有Durkheim和Vygotsky。
根据Wexler（2002），组织记忆最初源于Durkeim和他学生的一项研究——“集体记忆”（collective memory）。Spender（1996）则认为，组织记忆与Vygotsky以及他的社会建构理论（social construction theory）有不可分割的联系。他的理论依据是，在个体的意识发展过程中，社会活动的影响根深蒂固。Walsh和Ungson（1991）援引March和Simon（1958）的研究认为，任何组织的记忆都可以通过一定的政策、程序进行存储。但是，组织记忆的这一可保持特性也会导致一些消极后果。Walsh和Ungson（1991）援引了Starbuck、Hedberg（1977）两位学者的研究来说明这一问题——他们认为那些结构化的历史记忆如规章制度等等确实会对组织造成伤害，尤其是当它们随着时间的发展逐渐失去原有的效用的时候，就有可能成为组织变革的障碍。
【应用】组织记忆模型主要应用于人力资源管理和知识管理。
【作用】实施组织记忆管理，有以下一些“收益”：
·组织成员能够从学习、掌握的历史信息中获益，不论组织历史长短（Berthon、Pitt & Ewing 2001）。
·能发展成为组织的竞争优势（Wexler、Croasdell，2001）。
·能显著地减少组织的交易成本（Croasdell，2001）。
·能够在组织中扮演一个政治角色。这点亦同时有其正面和负面的影响（Walsh、Ungson，1991）。
·为人力资源部门在知识管理领域提供了一个简单、适用的架构。
【负作用】组织记忆作为一种“经验”，也会有以下负作用：
·过分强调组织记忆容易削弱组织的学习能力，导致组织僵化和盲目：组织对于环境变化缺少长远眼光。
·组织记忆是组织年龄、规模以及成就的函数（Sinkula、Lukas，Hult、Ferrell，1996；Berthon、Pitt、Ewing，2001）。
·历史会造成思维定势和单循环学习(Single-Loop Learning)（Berthon、Pitt、Ewing，2001）。
·存于组织文化之内的历史遗物如规章制度、组织架构，有可能成为组织变革的绊脚石（Walsh、Ungson，1991）。
【强化组织记忆的方法】
一、针对企业（或部门、岗位），识别关键知识，并了解知识的现状和期望。
1、寻找企业的“知识基因”。由于每个企业的业务运作模式不一样，每个企业的知识领域也不一样，也就是说每个企业都有自己的“知识基因”。所以我们必须要结合企业的战略和业务运作模式，将原来企业里那些无序的、零零散散的知识进行分类归纳，然后提炼出企业的一阶、二阶、三阶等各阶知识领域，同时梳理出整体的知识体系。
2、梳理关键知识。对于组织记忆，我们照样不能平均主义，必须分析找出关键的知识领域。
3、将选出的关键知识按照掌握度（Proficiency）、编码度（Codification）、扩散度（Diffusion）进行详细分析。
二、基于知识的现状和期望，结合业务过程中知识应用的特点，设计知识提升行为。
1、提高记忆的显性程度。
2、共享组织记忆，以最快的速度传播关键知识。主要有三条途径：第一种是人与人直接交流的方式，如研讨会、学习会、企业培训等；第二种方式是通过网络进行交流的学习方式，如讨论组、聊天室、电子会议、电子邮件等等；第三种是利用利用知识库进行学习的方式，比如传统的利用图书馆的学习以及现代的Elearning等等。
3、组织记忆的利用和创新。
三、从文化、管理、技术层面设计相应的工具和机制去支撑知识提升行为的有效落实。
1、激励知识分享。让那些提供自身先进经验的人有回报，用利益来驱动。
2、监管知识外流。
3、减轻员工负担。如果你的员工经常在寻找重要信息方面遇到困难或者总是要付出额外的劳动去编写同样的信息，那么这只会增加员工负担，使他们的兴趣大为减低。
4、用“四统一”不断完善和强化组织记忆，“四统一”就是指统一流程，统一方法，统一工具，统一标准。通过这“四个统一”，很多隐形知识就会被提炼成显性知识，并逐渐得到强化。
5、借助技术手段，实现信息知识化。
【网络资源】
《MBA智库百科：组织记忆》 《组织记忆》（《管理学家》2008年2月刊） 《管理好你的组织记忆》
（管理e栈www.earm.cn/bbs 田成杰2009-7-3整理）
