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用“四象限原理”管理时间(一)——摘自《成功自我管理的29个工具》

时间管理的四个象限

时间被用在日常工作和生活中,管理时间要着眼于工作。在实际工作中,所有的工作不是同等紧急、同等重要的,我们可以按事情的紧急程度和重要程度对工作进行分类:

第一类是按工作紧急程度的不同。有些工作是特别紧急,刻不容缓,需优先处理。而有些工作是不太紧急或不紧急的,可以另安排时间去做。显然,优先顺序原则就是紧急的在前,不紧急的在后。因此,在工作中要集中精力和时间将紧急工作做好,不太紧急或根本就不紧急的工作可不做,如果你是一个管理者,可以授权、委托他人去做。

第二类是按工作重要程度来划分,对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做,对于不太重要或不重要的工作不必去做,或只花费很少时间去做。显然,优先顺序原则就是重要的在前,不重要的在后。因此,在工作中要集中精力和时间将重要工作做好,不太重要或根本就不重要的工作可不做,或授权、委托他人去做。

如何确定工作的重要性与紧迫性呢?可以参考下面列出的指导性内容:

☆重要的——必须完成的,如果不完成,就会有严重影响

☆不重要的——如果不完成,不会有严重影响

☆紧迫性很高——本日工作的要点,不能拖延

☆没什么紧迫性——什么时候做都可以,不会有严重影响

事实上,在实际工作中,所有的工作都既有紧急程度的不同,同时也有重要程度的不同。那么,决定优先顺序的就要看这两个维度:

优先顺序=重要性×紧迫性

根据这两个维度,我们可以将工作分成四类。

※ 第一类:紧急又重要的工作(位于第Ⅰ象限)

※ 第二类:重要但不紧急的工作(位于第Ⅱ象限)

※ 第三类:紧急但不重要的工作(位于第Ⅲ象限)

※ 第四类:不紧急也不重要的工作(位于第Ⅳ象限)

紧急

不紧急

重要

紧急又重要的工作

重要但不紧急的工作

重要

不紧急也不重要的工作

紧急但不重要的工作

四象限原理

紧急

不紧急

重要

重要

四象限原理解析

(待续)

——转载自《成功自我管理的29个工具》2008年9月出版

作者:范爱明 中层经理

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