准备议程

议程中各议题的顺序对会议的时间安排会产生重大

影响。勿将易引起争论的议题放在会议的开始，

因为与会者会花太多时间讨论它， 难以进入下一

议题。应从惯常的直截了当的事项开始，使与会者

容易作出决定。这么做能给会议带来一种成就感，

以及迅速进行下去的动力。

鼓励大家只参加会议中与自己有关的部分。

避免浪费时间

在会议中浪费时间， 损失的不只是与会者的时间

； 要是把与会者的薪水算进去，会议的金钱代价

也十分可观。因此，决不要把时间赔在不必要的会

议、混乱的会议和无法达到预期目标的会议上。不

要容忍冗长、离题的讲话，或是没完没了的总结发

言。如果你是会议主席，你就有责任去发现这样的

问题，并使会议按计划执行。

文化差异

不同的文化看待会议的方式也不同， 因此会议的

安排在某种程度上取决于出席者的国籍。如果你单

独出现在会议上， 日本人会以为受了怠慢——他

们通过随从来体现对客人的尊敬。在阿拉伯国家，

告知会议开多长时间是不常见的。当所有客人都

准备走时，会议就自然而然地结束。

按计划行事

会议应准时召开：不必等迟到者，也不必在他们到

会后浪费时间为他们重作介绍。注意把握整个会议

的时问进度，确保议程上的各个项目都在规定的时

间内完成。一般来说，应把拖延的项目放到会议结

尾， 以保证其他议题的处理。

在会后的备忘录中提醒每位与会者，会议已经

达成了哪些共识

商务旅行

随着市场全球化的发展，越来越多的人感觉到旅行

已经是他们工作中不可分割的一部分。对经理们来

说，有效地安排商务旅行已成为运筹时间的重要内

容。

旅行前，考虑一下这次行程是否必要和值得。

评估需要

在订立旅行计划之前，先问自己几个有关该行程的

问题： 这次旅行值得我花时间吗?打个电话或写

封信是否也能解决问题?能否派别人去?能否说服要

会面的人来见我?能否顺路见到他们?如果对上述问

题的回答都为“是”，请认真考虑你这次旅行的时

机。

如果可能，将所需的东西都放到一个小手提箱

里。

整理公文包

有选择地带东西。考虑一下， 为参加拟议中的会

议及与单位保持联系， 需要哪些文件和设备。

有效地装箱

要想高效地整理行李，你就得根据旅行时间的长短

确切估计自己需要些什么。短期旅行， 带上

够用的衣服和随身用品就可以了， 无须在洗衣费

上有所花销；如果要远行多日， 最好只带上一两

套换洗衣服，可以在旅行中经常换洗，而不要带上

笨重的衣服箱子。