存储信息

合理安排你的文件和文件夹，否则桌面会被一堆杂

乱的图标充斥，图标的名称对你也不再具有任何意

义。每个月拿出半小时来检查电脑， 更新文件夹

， 删除不再需要的东西。

使用电子邮件

目前有两种电子邮件系统：企业的内联网， 主要

用于员工之间的信息传递； 互联网上的电子邮件

， 可用来进行国际间的交流。电子邮件使用方便

，远不止是一条传递简单信息的通道。你可以在电

脑上将任何文件作为电子邮件的附件发送出去；只

要接收人有相应的软件来打开它，你就无须输入或

重新打印。电子邮件有即时传递的特点，是一种非

正式的媒介，无须使用严格的语法和正式的书面用

语。但需记住，其保密性无法保证。

使你的电子邮件内容简短，地址准确。

在互联网上搜索

互联网有许多搜索引擎——能使你迅速找到信息的

系统。为保证搜索成功，需认真选择输入进搜索引

擎的关键词。不然，你将得到令你束手无策的大量

参考项，其中有许多是不相干的。如果你的选项范

围太窄，搜索引擎又可能会毫无发现。

使用网页

在互联网语言中， 网页就是你从屏幕上看到的东

西。网站往往制作精细，包含许多页面，通常还会

提供通往其他相关网站的链接。

举行会议

每周的平均工作时间，有很大一部分是用来开会的

。经理便是个典型的例子，他们每周有近一半的时

间用于开会。时间运筹的一个关键因素，就是要确

保会议顺利进行，并取得预期效果。

鼓励大家各抒己见，即使他们的观点与你相左

。

个别会谈

个别会谈比大型、正式的会议更灵活，而且时间上

更容易掌握。尽管如此，你还是要处理好这其间的

微妙平衡：时间太短，会让对方感到收效不大；

时间太长， 又会使双方都感到浪费时间。

少说多听，尽量使会议简短。

员工考评

员工考评是个别会谈的一个敏感实例。这种考评应

有固定的时间长度， 不受外界干扰，以便进行坦

率的交流。

控制个别会谈的时间

有些个别会谈目的十分具体， 比如招募新人或员

工考评等。在这种情况下，会谈通常都有众所周知

的形式和时间长度。不太正式的个别会谈在某些情

况下倾向于明确、简短， 例如进行责备时； 还

有时则倾向于笼统和无休无止。在后一种情况下，

为了避免浪费双方的时间， 可事先大体列个议程

和时间框架。必须约束自己，坚持做到这一点。双

方的会谈意图清楚了，会谈中用于消除误会的时间

就能大大减少。

如果一次例会的持续时间超过了一小时，叫一

位同事“迫不及待”地去打断。

责备员工

责备时应简短， 不带怒气， 尽量就事论事。努

力做到一次会谈就解决问题。使用肯定的身体语言

来强调和支持你的意图。

安排大型会议

务必使每位参加会议的人事先知道会议的目的和自

己的角色。提前散发会议议程，告知与会者将讨论

的议题，这有助于大家准备各种必要的材料，并对

会议的长度有个概念。如果每个人都知道各项议题

的讨论有一定的时间限度，会议主持人控制时间的

浪费就会容易些。你的议程也将有助于确定各项议

题的时间分配。

给议程上的每个项目都分配一段具体时间。