可能是在你不方便的时间。

如果你心中并无回电之意，不要作此许诺。

除非你的确感兴趣，不要让来电者寄送有关资料。

回答问题不要罗嗦，应直奔主题。

录音留言

在你的自动回电机或录音电话系统上使用录音留言

， 留言的风格将对得到的回复产生影响。你的留

言简洁明了，对方的回复也不会拖泥带水。如果你

的电话机允许限制来电留言的长度， 请利用这个

功能促使来电者抓紧时间留下简短的留言，这样你

就不至于为听留言花费太多时间。在你每天方便的

时候， 留出一些时间来重放留言并做记录。

如果你想避开干扰，就改变电话线路。

记录留言

重放留言， 记下需要采取的行动， 并添加到一览表上。

阅读和写作

阅读和收集信息，并以备忘录、信件和报告等形式

提供信息，耗去了人们大部分的工作时间。学会处

理这些问题，可助你节省大量时间。

书面资料的处理不要拖延——它会不断增多。

学会速读

人们为阅读文章中与要点有关的句子浪费了时间。

要学会一段一段地速读，发现每段中的关键词。有

效的速读需要训练。开始时可选一篇文章逐字阅读

， 读时标出每段中的一个关键词；然后重新看一

遍文章，试着用你选出的关键词复述大意。用新的

文章反复练习， 直到你能快速轻易地找出关键词

。

标出你所要阅读的报告中的关键词。

速读每日报纸的标题。

要 点

●阅读的主要目的是理解资料。

●资料并非读一遍就可以完全理解，许多观点需要

花时间来琢磨领会，因此重要文件必须仔细阅读。

●速读一般只适用于像备忘录一类的文件，而不适

于更详细的资料。

●读者阅读报告时需要指点，所以应加些导读性标

识。

●撰写文件时，心中应永远想着读者。

排除写作障碍

如果你感到开始写一样东西有困难， 那就换一种

写法， 直到发现适宜你的方式。报告并不一定要

按定稿的顺序来写， 如果你将它分为几个部分，

也许会觉得好写一些。 引言和结论是比较难写的

， 那就从有灵感的地方写起吧，重要的是把工作

中的事用书面形式写出来。主要内容写好后， 再

添头加尾就容易了。

要与不要

写之前要先列个提纲。

要像第一次读一样去阅读自己的作品。

写作时心里要清楚各项要点，并使用清晰的语言。

不要望着电脑发呆——随意写点什么吧。

写的内容既不要太复杂，也不要太简单，应适合读

者。

不要用不相干的事例来拉长文章。

面对空白屏幕

即使很有经验的作家， 有时也会感到无话可写。

与其呆望着屏幕，不如想起什么就写点什么， 这

样能打开你的思路， 使你更自由地表述思想。

减少文书工作

为了减少写作工作量，该学着有效处理诸如备忘录

和传真之类的往来通讯。也许你该做个较长的回复

，但在转发之前，直接在原文上加些简短的批语可

能更为实用。这样做更快，也节约纸张。将分拣邮

件的任务委派给你的助手或下属，告知他们可以处

理的范围， 以及需让你过目的事项，这样就减少

了你处理文书的工作量。

将重要的参考资料与其他文件、纸张分开放。

利用科技

当今，若对基本的信息技术(IT)——电讯和电脑的

结合一无所知，很少有人能够有效地利用时间。信

息技术将图书馆搬进了我们的办公室，还让邮政服

务对我们唯命是从。

每月将电脑中不要的文档清除一次。

电脑存档

按照日常文书工作的存档体系来设计电脑存储信息

的体系，创立适宜你工作的分类法，清晰而有逻辑

性地给文件加上标签，将你的文件保存在硬盘(电

脑的存储空间)的文件夹内， 或是存在软盘(相当

于一系列的文件柜)上面。电子数据会被磁场破坏

， 强的电脉冲能导致硬盘或软盘上的数据丢失，

因此对重要的文件应制作备份，而且标签要清楚。

。