得到一个可靠权威的证实。

要与不要

要使每一份报告生动有趣。

不要用词含混，段落不宜过长。

要一字不差地引用接受访谈者的原话。

不要滥用单数第一人称代词“我”，不要表现出个

人偏见。

要强调最重要的调查结果与事实。

不要跑题或忽然转换话题。

要用数字标注段落以便前后互相参照，并隔开要点

。

不要在证据不足时下结论。

要用标题标明不同主题，与主题相关的内容用副标

题标明。

没有对参考资料进行仔细核对前，不要匆忙将报告

付印。

组织报告

开头几段应阐明写报告的目的并概括主要观点。在

报告的主体部分，用论据论证调查结果，论证要按

逻辑顺序展开，各段落用数字标明。标题、副标题

和实心黑点可以帮、助你有效地组织报告，并可引

导读者注意重要事实。下划线和黑体字可以用来表

示强调。在报告末尾，可以简要地提出行动建议。

确保清晰

报告并非文学作品，然而，好报告却遵循着文学作

品的写作规范。撰写时应注意避免歧义，如果你对

结论不十分肯定，应讲明存在着其他可能性，并鼓

励读者自己作判断。尽量多用短句。最重要的是要

从读者的角度出发考虑问题，想一想他们是否能够

理解你的意思?如有可能，分发报告前请一位朋友

或同事审阅。

抓住机会亲自向听众讲解报告。

力求简洁

如果能做到简洁，你的报告将清晰易懂。尽量用最

少的字表达最多内涵，尽量用简单的句子代替复杂

的长句。在报告的主要结论上多下功夫。报告的每

一部分前可以写一段简短的摘要。写完后通读报告

，尽可能多作删减，这有助于提高文章的含金量。

不要妄下断言。

讲解报告

准备口头讲解报告时，问一问自己，这两点哪一点

更重要：引发听众讨论还是对听众施以影响?如果

你要在会上提出一个观点，应当场把报告分发给听

众，如果有条件，可使用视听设备进行总结。而当

你站在中立的立场上，例如要讨论可行性研究报告

， 应该提前分发材料。在这种情况下，开会前你

一定要作好充分准备，以便解答听众提出的问题并

处理反对意见。

用视听设备演示

用先进的视听设备与卓越的演说技巧演示与解说你

得出的结论， 可以增强大家对会上分发的报告的

印象。视觉形象可使听众迅速接受报告内容。

撰写提议

提议不同于报告之处在于：它是自我推销性质的文

件，它的目的在于说服读者接受提议的内容。例如

，在公司内，你可提议公司增加在电脑或员工方面

的投资。

在准备提议并力争使它得以通过的过程中要争

取同盟者。

为写提议作调查

为了成功，所有项目都应与组织的总体目标保持一

致。在动笔写提议前，调查一下该提议是否与组织

的总体计划相—致， 以及两者符合的程度如何。

安排调查时应做到如下几点。

●查明怎样才能使提议符合公司的总体战略要求，

以及提议内容与目前的活动和将来的计划有无冲

突。

●查明应考虑哪些方面(资金、人力资源或法律问

题等)， 并了解这些方面会给公司带来什么影响

。

●向决策者们询问他们期望实现的短期、中期与长

期目标分别是什么。

●收集所需信息以支持提议， 并准备进入下一阶

段——安排提议的结构。

问一问自己： 为什么有的提议失败了，而有

的提议却能成功。